Dnešná rýchlo meniaca sa doba prináša zvýšené požiadavky na pružnosť a flexibilitu, čo nie je možné dobre napĺňať v štruktúrach firmy vyvinutých ešte v dobe priemyselnej revolúcie, ktorá je už dávno za nami. Takáto štruktúra nieže nevyužíva, ale doslova potláča kreatívny a intelektuálny potenciál jej pracovníkov.
„Výskum ukazuje, že zakaždým, keď sa veľkosť mesta zdvojnásobí, inovácie alebo produktivita na jedného obyvateľa sa zvýšia o 15 percent. Ale keď sa zväčší firma, inovácie a produktivita na zamestnanca väčšinou poklesnú. Preto sa snažíme budovať firmu Zappos skôr ako mesto a nie ako byrokratickú spoločnosť. V meste sa ľudia a biznis organizujú sami. Holacracy systém umožňuje zamestnancom pracovať skôr ako by boli podnikatelia namiesto reportovania nadriadeným, ktorí im hovoria čo robiť.“ (Tony Hsieh, Zappos )
Mnohokrát vidieť značný posun od hierarchických a rigidných štruktúr k voľnejšiemu štýlu organizácie, avšak bez adekvátneho systému sa tak či tak narazí na limity vďaka vzniku interných politík a podvedomých vzťahových rovín. Holacracy je spôsob riadenia, ktorý vnáša do podniku poriadok a systém bez personálnych hierarchických štruktúr, kontinuálne rozvíja a adaptuje výkonný systém firmy podľa aktuálnych potrieb podniku a trhu a pomáha budovať a udržiavať správnu firemnú kultúru.
Holacracy systém nepopisuje kompetencie zamestnancov, ani nevytvára hierarchické štruktúry okolo ľudí, ale definuje štruktúru a náplň rolí, ktoré sú potrebné na to, aby bola vykonaná potrebná práca, a aby v konečnom dôsledku firma plnila a rozvíjala svoje poslanie. Napríklad jednou komplexnou rolou môže byť starostlivosť o budovy, ktorá v sebe zahŕňa elementárne roly ako napríklad upratovanie, servis zariadení, správu siete, a podobne.
Čo znamená holacracy? Pojem holón predstavuje prvok, ktorý je časťou celku a zároveň sám o sebe autonómnym celkom, niečo podobné ako fraktál. Je to ako bunka ľudského tela, ktorá je autonómna a zároveň súčasťou určitého orgánu. Holarchy znamená vzťah medzi prvkami, holónmi a prípona -cracy (napr. aristrocracy, democracy) predstavuje vládu, pravidlá či reguláciu. Každá rola predstavuje autonómny celok a zároveň je súčasťou nejakej komplexnejšej roly či podniku. Personál si slobodne vyberá jednotlivé roly podľa záujmu a schopností tak, aby bol čo najväčším prínosom pre firmu. V prípade potreby je samozrejme možná zmena. Jeden človek má zvyčajne viac rolí. Výberom príslušnej roly pracovník na seba berie zodpovednosť za plnenie účelu roly a vykonávanie potrebných činností, ktoré rola vyžaduje. Ďalším parametrom roly je jej doména, ktorá definuje rozsah autonómie, t.j. to čo je výlučne právomocou držiteľa roly. Samozrejme kritické situácie umožňujú výnimku. Grafické znázornenie štruktúry firmy predstavujú skupiny rôzne vnorených kruhov, kde kruh predstavuje rolu. Štruktúru organizácie so systémom holacracy si môžete pozrieť tu. Jednotlivé elementárne roly - kruhy sú zoskupené do väčších subkruhov predstavujúcich komplexnejšie roly až po superkruh, ktorý predstavuje firmu ako celok.
Jadrom systému adaptácie je spôsob riadenia a zmeny štruktúry na báze mesačných organizačných porád, kde sa prehodnocujú, upravujú, rušia či pridávajú ďalšie potrebné roly. Každý subkruh má takúto poradu, ktorej sa zúčastňujú držitelia rolí patriacich tomuto subkruhu. Hybným motívom zmeny je pociťované napätie z rozdielu čo je a čo by mohlo, resp. malo byť. Na organizačných poradách sa nesmú riešiť operatívne problémy, ale len problémy týkajúce sa samotnej organizácie. Pravidlá hry pre všetkých popisuje akási ústava, kde sú zakotvené základné princípy spolupráce, aby takýto systém mohol fungovať.
Okrem špecifických rolí, cez ktoré realizujeme poslanie firmy, sú tu isté systémové roly zabezpečujúce funkciu holacracy štruktúry, a to predstaviteľ subkruhu, delegát subkruhu, moderátor a sekretárka. Rola predstaviteľa subkruhu spočíva v prijímaní a spracovaní požiadaviek nadradeného kruhu na superkruh, t.j. držiteľ tejto roly prijíma požiadavky a spätnú väzbu z nadradeného kruhu (smerom dovnútra). Delegát subkruhu vyhodnocuje a spracováva napätia v subkruhu a stará sa o to, aby zo strany nadradeného kruhu bolo zabezpečené všetko, čo je potrebné pre optimálne fungovanie subkruhu, poskytuje spätnú väzbu von zo subkruhu pre nadradený kruh. Dosadenie konkrétneho človeka do role delegáta, moderátora a sekretárky je predmetom volieb, ktoré sú iniciované napríklad napätím z nedostatočného plnenia požiadaviek týchto rolí. Moderátor sa stará o správny priebeh porád a sekretárka má na starosti napríklad zápis a aktualizáciu zmien v informačnom systéme firmy, aby bola zabezpečená potrebná viditeľnosť a transparentnosť. Transparentný informačný systém (napr. GlassFrog od firmy HolacracyOne, LLC), kde je vidieť aktuálnu štruktúru rolí a tiež stav jednotlivých projektov a akcií, je podmienkou.
Na operatívnych poradách sa riešia napätia alebo konkrétne problémy týkajúce sa aktivít projektov, pri ktorých je potrebná súčinnosť a komunikácia, pretože si jednotlivec s nimi nedokáže poradiť sám. Funkčnosť systému možno popísať nasledovne. Personál podniku sa zhostí jednotlivých rolí, cez ktoré spoločne realizuje poslanie firmy. Vykonáva úlohy prislúchajúce jednotlivým rolám. Keď dôjde k vzniku napätia kvôli nejakému problému alebo výzve a je schopný to vyriešiť sám, urobí potrebné opatrenia a pracuje ďalej. Ak sa jedná o napätia kde treba súčinnosť viacerých a týkajú sa projektov, riešenie sa hľadá na operatívnych poradách. Jedná sa o prácu v systéme. Ak napätie treba riešiť na organizačnej úrovni, potom je to predmetom organizačných porád, a tu už ide o prácu na systéme, kde výstupom organizačnej porady je zmena štruktúry systému.
Zodpovednosťou každého pracovníka je vykonávať prácu vyplývajúcu z prijatej roly, registrovať a spracovávať napätie, definovať projekty, kde vie nachádzať postupné kroky a činnosti vedúce k riešeniu (princíp agilných riadení projektov), starať sa o potrebnú viditeľnosť svojich aktivít kvôli hladkej spolupráci s ostatnými, efektívne kooperovať s ostatnými a byť schopný spracovávať prioritné požiadavky.
Brian Robertson začína svoju prezentáciu na TED konferencii príbehom o probléme v lietadle, kde ako pilot ignoroval správu „low voltage“, lebo jej nerozumel a zdalo sa, že všetko ostatné funguje správne, čo ho skoro stálo život. Senzorom vo firme je každý jeden pracovník, ktorý pri vykonávaní práce pociťuje problém. Bežné organizačné štruktúry nie sú optimálne nastavené na prijímanie a spracovávanie týchto signálov, čím sa zbavujú možnosti adaptácie či optimálnej a rýchlej realizácie potrebných zmien. Systém holacracy toto riešiť dokáže, pretože každý jeden pracovník má vo svojich rolách autonómiu a z princípu sa podieľa nielen na operatíve, ale aj na tvorbe a zmenách systému. Brian Robertson mal softvérovú firmu, kde ladil a vyvíjal tento systém, ktorý teraz ponúkajú cez spoločnosť HolacracyOne a pomáhajú s jeho zavádzaním svojim zákazníkom.
